Waarom heb jij echt een VA nodig, ook al weet je dat nog niet? Het beroep van Virtual Assistant (VA) bestaat inmiddels al heel wat jaren in Nederland. Mede door de Corona crisis neemt ‘nieuwe werken’ een vlucht. Virtueel wil zeggen “online”, dus op afstand. Inmiddels is het voor veel bedrijven heel normaal dat een teamlid niet meer op kantoor aanwezig is. In de meeste gevallen is een VA een ZZPer, die door bedrijven of andere ZZPers wordt ingehuurd voor specifieke taken.
Een professionele VA heeft meestal een expertise: de een richt zich specifiek op financiële administratie, social media marketing of technische ondersteuning (website, email-marketing), de ander de een is een allrounder die uit de voeten kan met mailbeheer, agendabeheer en administratieve werkzaamheden. Ook zijn er VA’s die op managementniveau kunnen schakelen en meer een aansturende en coördinerende rol hebben: ook wel VA+, Virtual Professional of Online Business Manager genoemd. Dat is mijn specialiteit. Het kan een overweging zijn om meerder VA’s in te schakelen zodat je voor iedere taak een expert hebt, precies voor het door jou gewenste aantal uren. Welke keuze je ook maakt hierin, door te kiezen voor een VA, kies je voor meer ruimte, focus en groei.
8 voordelen van werken met een VA
@1 Bedrijfsgroei
In de waan van de dag worden ondernemers veelal opgeslokt door operationele zaken. Een VA neemt taken uit handen waardoor een ondernemer weer ruimte krijgt om AAN zijn of haar bedrijf te werken in plaats van IN het bedrijf. Hierdoor ontstaat ruimte om structureel aan de groei van de onderneming te werken. Een goede VA is een klankbord, denkt mee met de ondernemer en ziet waar er kansen liggen. Door te ondersteunen bij het uitwerken van ideeën worden deze sneller gerealiseerd en blijven deze niet steeds weer ‘op de plank’ liggen, door gebrek aan tijd.
@2. Werkdruk verlagen
Ondernemers zijn vaak veel tijd kwijt aan hun administratie, e-mailbox en agendabeheer. Tel maar eens op hoeveel uur je dat per week kost. Het neemt niet alleen tijd en ruimte in, maar het zorgt vaak ook voor onrust en onderbreekt je flow en daardoor lek je steeds energie. Door deze taken over te dragen aan een VA kun je tijd besparen en kan gestructureerd werken. Zo voel je je minder onder druk staan.
@3 Focus op jouw expertise en passie
Waarom ben jij ondernemer geworden? Waar ben jij gewoon ontzettend goed in en waar word jij helemaal blij van? Jij bent op je best als jij je bezighoudt met die zaken waar jij een ster in bent – de kernactiviteiten van jouw onderneming. In ieder bedrijf zijn er ook andere zaken die nu eenmaal tijd en aandacht vragen, maar die jij helemaal niet per se zelf hoeft te doen. Een VA neemt dit werk voor jou uit handen. Zo kun jij focussen op datgene, waar jij wel blij van wordt.
@3 Geen werkplek of operationele kosten
Een VA werkt meestal vanuit huis en heeft zelf alles op orde wat nodig is om het werk uit te voeren; een laptop, smartphone en snel en stabiel internet. Uiteraard regelt de VA zelf een goede werkplek. Als opdrachtgever hoef je hier geen geld in te investeren en heb je hier geen omkijken naar.
@4 Hoog tempo
Een goede VA heeft veel ervaring met zaken als customer care, planning, CRM-systemen, online zichtbaarheid en heeft hier meestal handige online tools voor. Daarom is een VA hier vaak sneller en handiger in. Bovendien blokt een VA vaste uren om voor jou met deze taken bezig te zijn, zonder onderbrekingen vanaf de werkvloer. Daardoor helpt een VA je dus om meer werk gedaan te krijgen, in minder tijd.
@5 (Online) marketing en sales support
VA’s zijn experts in online werken en daarom hebben veel know-how op het gebied van online marketing en social media. Een professionele VA helpt jou met de content van je de website, je nieuwsbrief en bijvoorbeeld advertising op social media. Door consistente en kwalitatief goede uitingen vergroot jij je zichtbaarheid bij jouw potentiële klanten. Vervolgens is het zaak om deze klanten op een professionele en vlotte manier te helpen zodat zij ook daadwerkelijk bij jou gaan afnemen. Ook hierin kan een VA ondersteunen. Klantenservice, relatiebeheer, aftersales, al die zaken die je wel beter zou willen doen, maar waar je gewoon niet aan toe komt. Hierdoor kan je de conversie verhogen en kan jouw bedrijf verder groeien.
@6 Geen sociale/vaste lasten
Een teamlid in loondienst kost meer dan je denkt. Naast de salariskosten zijn daar de kosten voor een werkplek, pensioenregeling, vakantiegeld en sociale lasten. Maar ook kosten voor bijvoorbeeld scholing en ontwikkeling. Een VA regelt de sociale verzekeringen zelf en investeert in haar eigen ontwikkeling. In de regel volgt een VA in eigen tijd en op eigen kosten de trainingen die nodig zijn om haar werk goed uit te voeren. Jij betaalt bij een VA dus alleen voor de gewerkte uren. Punt.
@7 Flexibel inzetbaar/ kosten besparend
Een VA is inzetbaar voor het door jou gewenste aantal uren. Om een constante service te garanderen werken veel VA’s met een pakket en dat wordt precies afgestemd op jouw behoefte. Dit kan naar wens ook weer worden bijgesteld: zo betaal je nooit te veel. Ook is het mogelijk om op projectbasis of in een drukke tijd die (extra) uren af te nemen die jij nodig hebt, hierdoor kan je snel bijschakelen en heb je in drukke tijden nooit meer handjes te kort. Iemand die in dienstverband werkt heeft meestal een contact voor een vast aantal uren. Salaris wat dus altijd betaald dient te worden, ongeacht of die uren ook effectief nodig zijn en benut worden.
@8 Meer passie en plezier
Doordat je taken kan afstoten ontstaat er ruimte en rust. Je raakt niet meer zo gefrustreerd en overwhelmed. Jij behoudt je energie en krijgt weer lol in je werk. Je weet dat je er niet alleen voor staat, maar dat je iemand hebt om op terug te vallen. Dat ook als je eens een dagje vrij wil nemen, de toko door blijft draaien, ook als je op vakantie gaat. Meer plezier en rust in je werk zorgt ook voor meer energie en ontspanning privé.
Een betere flow en werk/ privé balans geeft jouw business de boost die je verdient.
